Prowadzenie akt osobowych pracownika to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, wynikający z przepisów prawa pracy. Akta te stanowią zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem i przebiegiem pracy danego pracownika, a ich prawidłowe prowadzenie i przechowywanie ma kluczowe znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe, jakie dokumenty powinny się w nich znaleźć oraz jak długo i w jaki sposób należy je przechowywać.
Co to są akta osobowe pracownika?
Akta osobowe to dokumentacja pracownicza prowadzona przez pracodawcę, zawierająca szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika. Dokumenty te są podzielone na trzy główne części:
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
- Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
- Część D– dokumenty, związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika i nałożonymi na niego karami porządkowymi upomnienia, nagany czy kary pieniężnej
- Część E– dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
Od 2019 roku wprowadzono również możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, co ułatwia ich przechowywanie i zarządzanie. Więcej o tym elemencie możesz dowiedzieć się m.in. podczas specjalnych szkoleń z teczki osobowej pracownika.
Jakie dokumenty znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych?
Część A – dokumenty dotyczące rekrutacji
W tej części powinny znaleźć się wszystkie dokumenty związane z procesem ubiegania się o zatrudnienie, w tym:
- Podanie o pracę,
- CV i inne dokumenty aplikacyjne,
- Kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wykształcenie lub uprawnienia,
- Orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku.
Część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia
W tej części umieszczane są dokumenty związane z samym stosunkiem pracy, takie jak:
- Umowa o pracę,
- Zakres obowiązków,
- Informacja o warunkach zatrudnienia,
- Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i innymi wewnętrznymi przepisami,
- Wnioski urlopowe,
- Dokumenty związane z oceną pracownika, nagrodami lub karami.
Część C – dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy
W tej części gromadzi się dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, takie jak:
- Wypowiedzenie umowy o pracę,
- Porozumienie stron,
- Świadectwo pracy,
- Dokumenty związane z odprawami lub odszkodowaniami.
Część D- dokumenty związane z karami dla pracownika, nagany, upomnienia, kary pieniężnej
- nagana
- notatka służbowa-upomnienie
- kara porządkowa
Część E- dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika
- informacja dotycząca kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 K.p.);
- informacja dotycząca badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 K.p.);
- informacja dotycząca przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 K.p.);
- informacja dotycząca badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 K.p.).
Jak prawidłowo przechowywać akta osobowe?
Prawidłowe przechowywanie akt osobowych jest kluczowe z punktu widzenia ochrony danych osobowych i przestrzegania przepisów RODO. Dokumenty te muszą być przechowywane w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo, poufność i dostępność tylko dla uprawnionych osób.
1. Forma przechowywania
Od stycznia 2019 roku pracodawca ma możliwość wyboru między formą papierową i elektroniczną. W formie elektronicznej dokumenty mogą być przechowywane w systemach informatycznych spełniających określone wymagania bezpieczeństwa.
2. Czas przechowywania
Obowiązujący okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi:
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku,
- 10 lat lub dłużej – dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, pod warunkiem zgłoszenia przez pracodawcę odpowiedniego oświadczenia do ZUS.
3. Warunki przechowywania
Akta osobowe muszą być przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych, z zachowaniem szczególnej staranności. W przypadku formy elektronicznej należy zapewnić regularne tworzenie kopii zapasowych.
Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych w sposób systematyczny i zgodny z przepisami. Należy pamiętać, że dokumentacja musi być aktualizowana w przypadku każdej zmiany warunków zatrudnienia lub istotnych zdarzeń w stosunku pracy.
Kontrole i sankcje
Pracodawca powinien być przygotowany na ewentualne kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nieprawidłowości mogą skutkować nałożeniem kar finansowych, zwłaszcza w przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Korzyści z prowadzenia dokumentacji elektronicznej
Przejście na elektroniczną formę dokumentacji ma wiele zalet, w tym:
- Oszczędność miejsca i kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów,
- Łatwiejszy dostęp do akt w przypadku kontroli,
- Automatyzacja procesów związanych z aktualizacją danych.
Dlaczego warto szkolić się w zakresie prawa pracy?
Dynamicznie zmieniające się przepisy prawa pracy, w tym regulacje dotyczące prowadzenia akt osobowych, mogą być wyzwaniem dla pracodawców i działów HR. Aby być na bieżąco z najnowszymi regulacjami i uniknąć błędów, warto skorzystać z profesjonalnych szkoleń. Centrum Verte oferuje specjalistyczne szkolenia z akt osobowych, które pomogą zrozumieć przepisy i wdrożyć je w praktyce. To doskonałe rozwiązanie dla osób odpowiedzialnych za kadry i płace.
Podsumowanie
Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek, który wymaga precyzji, znajomości przepisów i systematyczności. Odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także chroni interesy pracodawcy i pracownika. Dążenie do cyfryzacji procesów oraz stała edukacja w zakresie prawa pracy to klucz do efektywnego zarządzania dokumentacją kadrową i unikania potencjalnych problemów prawnych. Skorzystanie ze szkoleń z dokumentacji pracowniczej oferowanych przez Centrum Verte to krok w stronę profesjonalizmu i zgodności z przepisami.