Zasady funkcjonowania kosztów uzyskania przychodów zostały określone w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są te koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o pracę
W przypadku umowy o pracę, kiedy podatnik nie jest przedsiębiorcą, prowadzącym księgowość, ustawodawca postanowił ułatwić mu zadanie – w rozumieniu wyliczenia kwoty wolnej od podatku. W tym przypadku (uzyskiwania przychodów z tytułu stosunku służbowego, lub stosunku pracy) zgodnie z art. 22 ustawy podatek dochodowy od osób fizycznych ustalił dokładne kwoty, które mogą zostać zastosowane jako koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z nimi:
W przypadku jeżeli podatnik uzyskuje swoje przychody tylko z jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
- koszty uzyskania przychodów w stosunku miesięcznym mogą wynosić 250 złotych miesięcznie;
- w stosunku rocznym (w rozumieniu roku podatkowego) łącznie nie więcej niż 3000 zł.
W przypadku jeżeli podatnik uzyskuje przychody z kilku (więcej niż jednego) stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, koszty uzyskania przychodów wynoszą:
- w stosunku rocznym nie więcej niż (łącznie) 4500 złotych za rok podatkowy.
Jeżeli podatnik ma swoje miejsce stałego (lub czasowego) zamieszkania poza miejscowością, w której pracuje (znajduje się jego zakład pracy), a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, jego koszty uzyskania przychodu, wynoszą:
- w rozumieniu miesięcznym 300 zł;
- w stosunku rocznym (roku podatkowym) łącznie nie więcej niż 3600 zł.
Jeżeli podatnik uzyskuje przychody z kilku źródeł (równocześnie z więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej), ale również jednocześnie podatnik zamieszkuje poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, koszty uzyskania przychodu w stosunku rocznym nie mogą przekroczyć kwoty (łącznie) 5400 złotych.
Zasady ogólne dotyczące kosztów uzyskania przychodów
Ustawodawca określił zasady ogólne stosowania kosztów uzyskania przychodów, między innymi w sytuacjach jeżeli podatnicy uzyskują przychody z różnych źródeł i kwalifikację ich do poszczególnych źródeł:
Jeżeli podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł, a nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów. […]
Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10.
Dodatkowo w art. 23 Ustawy o PIT ustawodawca określił wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów.